Repensez vos réunions pour plus de productivité

La trans­for­ma­tion des entre­prises passe aus­si par leur capa­ci­té à repen­ser leur façon de tra­vailler et de col­la­bo­rer. Avec le digi­tal, pour tra­vailler ensemble, il n’est plus néces­saire d’être au même endroit au même moment. Conscient de ce chan­ge­ment para­digme, la start-up Klaxoon réin­vente les mee­tings et la col­la­bo­ra­tion à dis­tance avec sa solu­tion de pilo­tage de réunions. Le point avec Mat­thieu Beu­cher, le CEO et fon­da­teur de Klaxoon.

Quelle a été la genèse de Klaxoon ?

J’ai un back­ground d’ingénieur en télé­com­mu­ni­ca­tions. J’ai ain­si notam­ment tra­vaillé dans le domaine de la R&D sur le véhi­cule auto­nome au sein de Daim­ler en Alle­magne dans les années 2003. J’ai aus­si fait un pas­sage chez Valeo dans le domaine du mana­ge­ment de la pro­duc­tion et des équipes. Dans ce cadre, j’ai décou­vert les méthodes agiles indus­trielles qui sont très effi­caces et robustes et qui per­mettent non seule­ment de faci­li­ter le tra­vail en équipe, mais aus­si de mieux cata­ly­ser la créa­ti­vi­té, le sui­vi des pro­jets ou encore la vali­da­tion des actions… 

Ce par­cours m’a ame­né à créer ma propre entre­prise notam­ment pour rendre ces méthodes agiles acces­sibles à toutes les équipes. Pour y par­ve­nir, je me suis concen­tré sur les dimen­sions digi­tale et tech­no­lo­gique. Le volet recherche et déve­lop­pe­ment du pro­jet a ain­si duré deux ans. Dans ce cadre, nous avons tra­vaillé avec L’Oréal, Tha­lès, SNCF ou encore EDF. Le pro­duit, Klaxoon, a été lan­cé en mars en 2015. Des­ti­né à toutes les entre­prises, quel que soit leur taille ou leur sec­teur d’activité, Klaxoon a très vite trou­vé son marché.

“Klaxoon va apporter une plus grande facilité
dans l’expression et l’organisation des idées afin d’optimiser
la prise de décision et le passage à l’action.”

Qu’est-ce que Klaxoon ?

Klaxoon est une solu­tion de pilo­tage de réunion sous forme d’une suite logi­cielle. L’objectif de notre solu­tion est de per­mettre à n’importe quelle per­sonne de par­ti­ci­per à une réunion ou un pro­jet col­la­bo­ra­tif. Acces­sible depuis n’importe quel ter­mi­nal, les uti­li­sa­teurs peuvent suivre très faci­le­ment les évo­lu­tions en temps réel d’une réunion ou d’un pro­jet en cours. Concrè­te­ment, Klaxoon va appor­ter une plus grande faci­li­té dans l’expression et l’organisation des idées afin d’optimiser la prise de déci­sion et le pas­sage à l’action.

Au sein des entre­prises, Klaxoon révo­lu­tionne les réunions : déployé en paral­lèle de solu­tions de visio­con­fé­rences ou de calls télé­pho­niques, tout le monde peut par­ti­ci­per même si toutes les par­ties pre­nantes ne sont pas pré­sentes au même endroit ou au même moment. Klaxoon est un outil qui peut éga­le­ment être uti­li­sé en com­plé­ment des solu­tions tra­di­tion­nelles de sui­vi et de ges­tion de pro­jet en s’interfaçant très faci­le­ment avec n’importe quelle solu­tion digi­tale dis­po­nible sur le marché.

Enfin, notre solu­tion s’appuie sur une approche hard­ware : via la box Klaxoon, un device pri­mé au CES de Las Vegas en 2016 et 2017, les uti­li­sa­teurs peuvent y accé­der de manière sécu­ri­sée et sans connexion interne.

Comment accompagnez-vous les entreprises dans la prise en main de cette solution innovante et disruptive ?

Très ergo­no­mique, Klaxoon est un véri­table outil de pro­duc­ti­vi­té. Solu­tion 100 % Made In France au for­mat dis­rup­tif, elle apporte un nou­veau stan­dard éprou­vé, tes­té, vali­dé et cer­ti­fié lar­ge­ment uti­li­sé aujourd’hui par les tous les sec­teurs d’activité, y com­pris les plus cri­tiques comme la défense.

La solu­tion s’adapte au besoin des entre­prises. Elle peut être uti­li­sée aus­si bien pour orga­ni­ser et réa­li­ser une réunion que pour gérer des pro­jets de grande ampleur et syn­chro­ni­ser les dif­fé­rents métiers dans l’optique de gagner du temps, d’optimiser la ges­tion, le sui­vi ou la qualité.

Pour accom­pa­gner les entre­prises dans la prise en main de Klaxoon, nous avons une équipe de consul­tants qui va inter­ve­nir direc­te­ment chez nos clients. C’est plus de 40 per­sonnes dis­po­nibles en per­ma­nence pour aider nos clients, iden­ti­fier la meilleure manière d’utiliser Klaxoon et les accom­pa­gner dans le déploie­ment de nou­velles façons de tra­vailler. En outre, nos clients peuvent éga­le­ment joindre nos équipes par télé­phone pour gérer les dif­fé­rentes pro­blé­ma­tiques qui peuvent émer­ger autour de com­ment orga­ni­ser et pilo­ter une réunion, com­ment syn­chro­ni­ser une équipe… Nous accueillons éga­le­ment les équipes de nos clients au Klaxoon Store à Paris pour les for­mer à l’utilisation de la solu­tion, les aider à mieux com­prendre le mode de fonc­tion­ne­ment de la solu­tion, s’inspirer de cas d’usages et des bonnes pra­tiques, décou­vrir des fonc­tion­na­li­tés avan­cées et, in fine, trans­for­mer leur manière de tra­vailler en équipe et de collaborer.

Au cours des dernières années, le télétravail et la mobilité ont gagné en importance au sein des entreprises. La crise actuelle du Covid-19 a accéléré ce phénomène et en a même fait une nécessité. Comment cette situation vous a‑t-elle impactée ? 

Fin février déjà, nous avions reçu des mil­liers de demandes d’équipes, ce qui nous a ame­né dès le 10 mars à lan­cer notre ini­tia­tive soli­daire avec une offre gra­tuite de 3 mois d’accès à nos outils et un accom­pa­gne­ment dédié au télé­tra­vail afin de sou­te­nir les entre­prises dans cette période difficile.

Depuis le lan­ce­ment de notre offre gra­tuite, plus de 20 000 équipes y ont sous­crit, et à ce jour nous embar­quons plus de 1 000 équipes par jour.

Actuel­le­ment, nous obser­vons que les équipes se trans­forment à grande vitesse et remettent en cause la forme même des réunions. Leurs pra­tiques sont en train de com­plè­te­ment évo­luer. La séquence néces­site plus que jamais de rele­ver les défis de la syn­chro­ni­sa­tion. L’exercice dif­fi­cile de la visio­con­fé­rence et ses limites, la dif­fi­cul­té de s’écouter ou encore les pro­blèmes de bande pas­sante poussent à repen­ser com­plè­te­ment l’exercice de la réunion et de pas­ser à des outils comme les nôtres qui per­mettent de faire par­ti­ci­per tout le monde, de prendre des déci­sions, de réduire le temps de réunion…

Les équipes gagnent en matu­ri­té à grande vitesse et font le constat qu’il est pos­sible de se syn­chro­ni­ser plus effi­ca­ce­ment avec nos outils et par­fois avec un simple call.

Quelles sont les perspectives pour Klaxoon ? Vos projets à venir ?

En par­tant de ce constat, pen­dant plus de trois ans, nous avons tra­vaillé sur la démons­tra­tion de la qua­li­té, de la per­ti­nence et de l’efficacité de notre solu­tion. Aujourd’hui, plu­sieurs mil­lions de per­sonnes uti­lisent quo­ti­dien­ne­ment notre solu­tion à tra­vers le monde dont les col­la­bo­ra­teurs de Total, Toyo­ta, Nes­pres­so, Nest­lé, LVMH, Sano­fi, Alstom, Engie, EY, Deloitte, Orange, le MIT ou encore John­son & Johnson.

Concrè­te­ment, notre solu­tion per­met de divi­ser par deux le temps des réunions pour une meilleure effi­cience et un gain de temps avé­ré. Si, de manière géné­rale, une réunion sur quatre abou­tit sur une déci­sion, d’après le retour et les feed­backs de nos clients, les réunions dans le cadre des­quelles Klaxoon est uti­li­sé abou­tissent sys­té­ma­ti­que­ment à une décision.

D’ailleurs, la majo­ri­té des entre­prises nous sol­li­cite pour mettre en place avec plus d’efficacité le tra­vail à dis­tance et conser­ver une cer­taine cohé­sion entre leurs équipes. Une de nos ambi­tions est jus­te­ment de deve­nir le cham­pion des solu­tions de tra­vail à dis­tance en venant com­plé­ter les solu­tions exis­tantes de réunions télé­pho­niques et de visioconférences.

Dans cette conti­nui­té, nous sommes mobi­li­sés sur des déploie­ments majeurs pour faire de Klaxoon un nou­veau stan­dard en termes de tra­vail à dis­tance, de col­la­bo­ra­tion et de pro­duc­ti­vi­té. Nous allons ain­si lan­cer un nou­vel outil, Klaxoon Team Player, la pre­mière console de mana­ge­ment visuel que nous avons dévoi­lé au CES 2020 et pour laquelle nous avons reçu deux CES Inno­va­tion Awards, pour per­mettre une connexion rapide et facile depuis n’importe quel type d’écran à la pla­te­forme afin de béné­fi­cier d’un ensemble de fonc­tion­na­li­tés avan­cées de mana­ge­ment visuel au ser­vice des équipes, de la réunion, de la for­ma­tion, de la mani­pu­la­tion de la don­née, de la prise de déci­sion optimisée…

En bref

• Lan­ce­ment en mars 2015 ;
• Plu­sieurs mil­lions d’utilisateurs dans 120 pays ;
• Uti­li­sé par 3 000 entre­prises dont 100 % du CAC40 et 50 % de PME, ETI, acteurs du sec­teur public ;
• Des bureaux à Rennes, Paris, Lyon, Bos­ton et New York ;
• 240 col­la­bo­ra­teurs ;
• Un outil universel.

Site Inter­net de Klaxoon

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