Les secrets de la lettre mensuelle

Le pre­mier de chaque mois, la lettre de polytechnique.org est adres­sée à près de 15 000 cama­rades dans le monde entier. Décou­vrez les rouages de cette méca­nique bien rodée, le tra­vail de l’é­quipe édi­to­riale, les exi­gences contra­dic­toires à conci­lier et les réflexions en cours sur son avenir.

La lettre de polytechnique.org est née en avril 2001. D’a­bord irré­gu­lière et cen­trée sur les ser­vices offerts par l’as­so­cia­tion, elle est deve­nue men­suelle en mars 2002. Rapi­de­ment, des infor­ma­tions trans­mises par les groupes X et des sug­ges­tions d’ac­ti­vi­tés poly­tech­ni­ciennes sont venues l’en­ri­chir. Elle per­met main­te­nant d’é­crire à presque tous les 15 000 ins­crits à polytechnique.org avec un pré­avis de quelques jours. Face à son suc­cès crois­sant, depuis juin 2007, une rubrique « Évé­ne­ments men­suels » accueille les infor­ma­tions récur­rentes et per­met de conser­ver une lon­gueur raisonnable.

Com­ment publier dans la lettre mensuelle ?
Tout ins­crit sur polytechnique.org peut pro­po­ser une annonce en sui­vant le lien « Lettres men­suelles », puis « Pro­po­ser un article ». L’équipe édi­to­riale valide les pro­po­si­tions, et les articles accep­tés sont auto­ma­ti­que­ment ajou­tés à la pro­chaine lettre men­suelle. Il est pos­sible de sou­mettre des brèves jusqu’à trois jours avant la fin du mois, ce délai étant néces­saire au clas­se­ment des articles, à leur cor­rec­tion, à leur uni­for­mi­sa­tion et aux relec­tures finales. Une fois le conte­nu de la lettre approu­vé, les admi­nis­tra­teurs déclenchent l’envoi, qui dure plu­sieurs heures, à rai­son de soixante cour­riers par minute.

Vérifier les adresses de redirection

Curieu­se­ment, la lettre n’a pas seule­ment un inté­rêt en termes de com­mu­ni­ca­tion, mais aus­si en termes tech­niques. Avoir des adresses cour­riel valides pour tous les poly­tech­ni­ciens est la rai­son d’être de polytechnique.org, et c’est un pré­re­quis indis­pen­sable pour four­nir des ser­vices élec­tro­niques de qua­li­té. Si la moi­tié des adresses cour­riel polytechnique.org ren­voyaient sur une adresse obso­lète, elles ne ser­vi­raient à rien ! Or, la seule solu­tion pour tes­ter la vali­di­té d’une adresse élec­tro­nique est d’en­voyer un cour­riel à cette adresse. La lettre men­suelle est un bon pré­texte pour écrire à tous les ins­crits au site et tes­ter régu­liè­re­ment leurs adresses (voir encadré).

Consensuelle et intéressante

La lettre doit four­nir des infor­ma­tions renou­ve­lées, consen­suelles et inté­res­santes pour un public hété­ro­gène. Assu­rant son rôle tra­di­tion­nel de four­nis­seur d’ou­tils tech­niques au pro­fit de la com­mu­nau­té poly­tech­ni­cienne, polytechnique.org ne crée pas le conte­nu de la lettre, mais se contente de recueillir les pro­po­si­tions des cama­rades et de les assem­bler. L’ac­ti­vi­té asso­cia­tive intense des X four­nit des sujets inépuisables.

À parcourir en quelques instants

Même les cama­rades les plus pres­sés doivent pou­voir par­cou­rir la lettre en quelques ins­tants. Le sujet du cour­riel cite quelques sujets sus­cep­tibles d’at­ti­rer l’at­ten­tion. Une fois le cour­riel ouvert, la table des matières per­met de repé­rer les thèmes inté­res­sants. Enfin, des limites de lon­gueurs assez strictes sont impo­sées, pour que l’in­for­ma­tion signi­fi­ca­tive puisse être extraite en un coup d’œil. Chaque article va droit à l’es­sen­tiel. Libre au lec­teur inté­res­sé de se docu­men­ter davan­tage ; celui qui n’est pas inté­res­sé, c’est-à-dire inévi­ta­ble­ment la majo­ri­té, n’au­ra pas per­du de temps.
Ces choix sont géné­ra­le­ment res­sen­tis comme des contraintes par les auteurs. Mais ils per­mettent de don­ner à tous un espace d’ex­pres­sion, même aux petits groupes qui publient rare­ment. Le rôle de la lettre n’est pas de trans­mettre des détails, mais de signa­ler ce qui existe et de don­ner des liens vers les pages Web où se trouvent les infor­ma­tions com­plètes, par exemple les pages des évé­ne­ments des
groupes X sur polytechnique.net.

Une qualité irréprochable

Pour­quoi détec­ter les adresses email en panne ?
Le ser­vice prin­ci­pal de Polytechnique.org est l’adresse email à vie, grâce à laquelle près de 15 000 cama­rades sont aujourd’hui joi­gnables. Cepen­dant, au gré des chan­ge­ments pro­fes­sion­nels, cer­taines adresses de re-direc­tion deviennent inva­lides, et les cama­rades concer­nés ne sont plus joi­gnables. Lors de l’envoi de la lettre men­suelle, les mes­sages d’erreurs reçus en retour sont soi­gneu­se­ment accu­mu­lés, puis trai­tés afin de désac­ti­ver les adresses qui ne fonc­tionnent plus. Ensuite, l’annuaire en ligne sug­gère de sou­mettre une adresse valide pour les cama­rades « per­dus de vue ». Ce pro­cé­dé per­met d’en retrou­ver beau­coup ; c’est un des piliers de la qua­li­té de l’annuaire électronique.

Dans l’é­tat brut de la lettre, des articles écrits par une ving­taine d’au­teurs dif­fé­rents, par­fois en coup de vent, se retrouvent jux­ta­po­sés sans cohé­rence. Le pre­mier tra­vail consiste à les clas­ser par caté­go­rie, puis à uni­for­mi­ser les conven­tions d’é­cri­ture. Un gros pro­grès a été consta­té depuis que nous avons publié ces conven­tions sur la page de sou­mis­sion des articles, mais un tra­vail impor­tant reste néces­saire. Ensuite, le conte­nu est étu­dié atten­ti­ve­ment. La plu­part des articles doivent être
refor­mu­lés, soit parce qu’ils sont écrits à la pre­mière per­sonne, soit parce qu’ils ne sont pas assez neutres. Lorsque des modi­fi­ca­tions majeures sont néces­saires, comme la fusion de deux articles, l’é­quipe édi­to­riale en dis­cute avec l’auteur.

Une neutralité politique

Polytechnique.org est très atta­chée à main­te­nir sa neu­tra­li­té. L’en­ga­ge­ment de cer­tains groupes ou de cer­tains cama­rades exige une grande pru­dence, de même que la pré­sence d’in­vi­tés poli­tiques. Nous avons un jour mis en avant une ren­contre avec un ministre popu­laire, évé­ne­ment que nous jugions digne d’in­té­rêt, et nous avons reçu plu­sieurs réponses nous repro­chant notre enga­ge­ment poli­tique pré­su­mé. Compte tenu de la diver­si­té au sein de l’é­quipe, nous serions bien en peine d’a­voir une ligne politique !

Un titre informatif

Fina­le­ment, le titre et l’in­tro­duc­tion de la lettre sont ajou­tés. Don­ner un avant-goût du conte­nu de la lettre dans son titre demande de sélec­tion­ner quatre ou cinq articles ; et toute sélec­tion est injuste. Nous essayons de choi­sir soit les plus inté­res­sants, soit les plus ori­gi­naux, soit les plus accro­cheurs. Nous espé­rons ain­si don­ner davan­tage envie de lire le conte­nu. Après quelques ultimes relec­tures, la lettre est prête à l’envoi !

Intéresser… les intéressés

Alors que l’É­cole, la Fon­da­tion et l’AX se pré­oc­cupent de plus en plus de la répu­ta­tion inter­na­tio­nale de l’X et des X, polytechnique.org se retrouve confron­tée à un défi : com­ment accom­pa­gner ces pro­jets stra­té­giques ? Ils ne se feront pas sans les anciens élèves, et la lettre men­suelle est un des meilleurs moyens de les tou­cher tous.
Rouage essen­tiel de la com­mu­nau­té poly­tech­ni­cienne, polytechnique.org se doit de four­nir les meilleurs moyens de com­mu­ni­ca­tion élec­tro­nique entre les X. Mais la métrique du « meilleur moyen » varie beau­coup selon les dési­rs de cha­cun. Ma convic­tion est que chaque X, soit garde un vague inté­rêt pour la com­mu­nau­té poly­tech­ni­cienne, soit ne veut pas en entendre par­ler. Le deuxième groupe est per­du d’a­vance ; il se désa­bon­ne­ra quoi qu’il arrive. Par contre, je sou­haite que les com­mu­ni­ca­tions relayées par polytechnique.org inté­ressent tout le monde dans le pre­mier groupe. La fré­quence men­suelle, la varié­té et la richesse de la lettre men­suelle sont ses atouts, la mul­ti­pli­ci­té des infor­ma­tions sa fai­blesse : il est dif­fi­cile de mettre en avant une com­mu­ni­ca­tion ins­ti­tu­tion­nelle par­ti­cu­liè­re­ment impor­tante. Main­te­nant que nous avons un excellent outil tech­nique, nous com­men­çons à étu­dier la meilleure manière de l’employer. His­to­ri­que­ment, cette réflexion n’est pas dans notre culture.

On peut recons­ti­tuer inté­gra­le­ment son his­toire à par­tir des archives consul­tables sur https://www.polytechnique.org/nl

Des réac­tions, des commentaires ?
L’équipe de polytechnique.org est à l’écoute de tes sug­ges­tions, à l’adresse contact@polytechnique.org. Si tu n’es pas encore ins­crit, rends-toi vite sur https://www.polytechnique.org/ pour décou­vrir nos services !

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