La gestion des contenus des entreprises (ECM) :

La trans­for­ma­tion numé­rique des entre­prises c’est d’abord et avant tout leur capa­ci­té accrue à gérer l’information dans et en dehors de l’entreprise. Une ges­tion moderne de l’information englobe non seule­ment les don­nées struc­tu­rées (comp­ta­bi­li­té, stock, etc.) mais aus­si et sur­tout les don­nées non struc­tu­rées (docu­ments, images, vidéos, mails, etc.).

Dans ce contexte, les entre­prises ont des besoins nou­veaux en termes de sto­ckage, ges­tion et par­tage de leurs docu­ments de tra­vail. Le suc­cès de ces pro­jets menés par ces entre­prises est lié à leur capa­ci­té à mettre à dis­po­si­tion les docu­ments et conte­nus pour opti­mi­ser le tra­vail col­la­bo­ra­tif dans le but de créer de la valeur ajou­tée à leurs pro­duits ou services.

Quels facteurs influencent les processus de gestion de contenu et de l’information stratégique ?

Aujourd’hui, la majo­ri­té des entre­prises, quelque soit leur sec­teur d’activité, créent de la connais­sance. A l’origine d’un pro­duit ou d’un ser­vice, il y a une part d’immatériel – la connais­sance – qui per­met de géné­rer une cer­taine valeur.

Alfres­co aide les « know­ledge wor­kers » en les équi­pant afin de faci­li­ter leurs échanges, le sto­ckage, l’enrichissement, la recherche et la conso­li­da­tion des informations.

Les entre­prises sont aus­si ouvertes sur leur éco­sys­tème qui inclut des sous-trai­tants, des col­la­bo­ra­teurs, des consul­tants et des clients. Dans le péri­mètre de ces entre­prises éten­dues, comme on les appelle, les employés doivent avoir la pos­si­bi­li­té de tra­vailler de n’importe où, à par­tir de n’importe quel terminal.

Notre but est de pro­po­ser des outils pour opti­mi­ser la col­la­bo­ra­tion entre les dif­fé­rents acteurs, internes ou externes, tout en amé­lio­rant le par­tage des connais­sances qui sont au cœur de la chaîne de valeur.

Quels sont les secteurs d’activité et les entreprises concernés par ces changements et quels sont les nouveaux besoins ?

Toutes les entre­prises et tous les sec­teurs d’activité sont concer­nés par la ges­tion des conte­nus. Les entre­prises font toutes face au besoin d’équiper leurs sala­riés afin de leur per­mettre de tra­vailler ensemble et de créer des synergies.

Par exemple, dans le cadre d’un pro­jet de créa­tion d’une usine de trai­te­ment des déchets, afin que tous les acteurs puissent col­la­bo­rer et tra­vailler ensemble, il y a une néces­si­té de par­ta­ger les plans, les textes des­crip­tifs, les contraintes juri­diques et tech­niques et toute autre docu­men­ta­tion néces­saire à la mise en place et au bon dérou­le­ment du projet.

“ Notre but est de proposer des outils pour optimiser la collaboration entre les différents acteurs, internes ou externes, tout en améliorant le partage des connaissances qui sont au cœur de la chaîne de valeur ”

Alfres­co per­met d’assurer cette col­la­bo­ra­tion en interne entre les sala­riés d’une même entre­prise mais aus­si en externe avec les pres­ta­taires, four­nis­seurs et par­fois les clients.

Concrè­te­ment, les solu­tions déve­lop­pées par Alfres­co sont uti­li­sées dans des domaines comme la construc­tion aéro­nau­tique, la ges­tion des res­sources en eau, le trai­te­ment des déchets ou encore les ser­vices publics ou les ser­vices financiers.

Dans le domaine de l’assurance, par exemple, Alfres­co sert de base de sto­ckage acces­sible aux clients pour la mise à jour de leurs contrats ou la consul­ta­tion de leurs fac­tures. Pour un de nos clients issus du monde de la banque, nous sto­ckons tous les élé­ments rela­tifs à son iden­ti­té mar­ke­ting (brief agences, images, vidéos, etc.).

Nous sommes aus­si sol­li­ci­tés par les sec­teurs publics : les col­lec­ti­vi­tés ter­ri­to­riales ain­si que les admi­nis­tra­tions cen­trales afin de mettre en place des sys­tèmes de par­tage des docu­ments dans l’optique de les mettre à dis­po­si­tion des agents et par­fois des citoyens.

À quels critères doivent donc répondre les solutions de gestion de contenus ?

Les solu­tions de ges­tion de conte­nus doivent répondre à de nom­breux cri­tères. Elles doivent offrir une capa­ci­té de sto­ckage consé­quente tout en per­met­tant aux clients de retrou­ver faci­le­ment leurs docu­ments. Pour cela, les solu­tions de ges­tion de conte­nus doivent per­mettre le clas­se­ment et l’indexation des documents.

Au niveau de la recherche, l’option de recherche en plein texte, à la Google, est un avan­tage non négligeable.

Dans le contexte des entre­prises éten­dues, la ges­tion des accès et des per­mis­sions rela­tive à la consul­ta­tion et/ou modi­fi­ca­tion des docu­ments est pri­mor­diale. Aus­si pour faci­li­ter le sui­vi des modi­fi­ca­tions, il est pos­sible d’ajouter des méta­don­nées pré­ci­sant par exemple la date et l’auteur de la modi­fi­ca­tion des docu­ments et éven­tuel­le­ment le com­men­taire décri­vant le sui­vi de versions.

Ces fonc­tion­na­li­tés per­mettent de gérer l’enchaînement des étapes dans le cadre d’un pro­jet : le « work­flow ». Nos solu­tions faci­litent une ges­tion élec­tro­nique de docu­ment col­la­bo­ra­tive qui per­met de coor­don­ner les « work­flows » avec dif­fé­rents acteurs inter­ve­nant sur le même document.

Face à ce contexte et ces besoins, quelles sont les solutions développées par Alfresco ?

En tant qu’éditeur de solu­tions pour la ges­tion de conte­nu des entre­prises, nous déve­lop­pons et met­tons à dis­po­si­tion de nos clients des solu­tions pour faci­li­ter la ges­tion des docu­ments tout au long de leur cycle de vie.

Cela com­prend le sto­ckage, la modi­fi­ca­tion des ver­sions, la ges­tion des accès et des per­mis­sions, la pos­si­bi­li­té de com­men­ter et d’annoter des docu­ments, la mise en place d’un sys­tème de « work­flows » dans le cadre de pro­cé­dures et pro­ces­sus déma­té­ria­li­sés, la recherche, le clas­se­ment, la dif­fu­sion des docu­ments via intra­net ou inter­net, l’archivage et fina­le­ment la suppression.

D’ailleurs, la France consti­tue notre second mar­ché après les États-Unis avec 10 % du chiffre d’affaire de l’entreprise.

Alfres­co a la carac­té­ris­tique d’être un édi­teur de logi­ciel open source ce qui donne la pos­si­bi­li­té à nos clients d’accéder au code source afin de véri­fier, par exemple, les condi­tions de sécu­ri­té de nos logiciels.

Alfres­co est une solu­tion moderne qui res­pecte les prin­ci­paux stan­dards tout en répon­dant aux besoins des entre­prises éten­dues en termes d’intégration dans le sys­tème d’information et de col­la­bo­ra­tion entre uti­li­sa­teurs internes et externes.

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